Dokumentowanie czynności gospodarczych (opodatkowanych i zwolnionych) przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) w Polsce stanowi kluczowy element prawidłowego rozliczania podatku VAT. Błędne fakturowanie lub niewłaściwe dokumentowanie transakcji może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W tym artykule omówimy, jakie zasady obowiązują JST w zakresie wystawiania faktur, jakie dokumenty są wymagane oraz jakie są sankcje za ich niewłaściwe wystawienie.

Faktura jako główny dokument potwierdzający transakcję

Ustawodawca zdefiniował fakturę jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Ponadto w 2026 r. JST będą obowiązane wystawiać faktury ustrukturyzowane, przez które rozumie się faktury wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Faktura jako podstawowy dokument umożliwiający rozliczanie podatku VAT, pozwala sprzedawcy udokumentować dokonaną sprzedaż, natomiast dla nabywcy stanowi ona podstawę do odliczenia podatku naliczonego. W związku z powyższym  powinna ona być rzetelna oraz odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego.

Kiedy faktura nie daje prawa do odliczenia VAT?

Posiadanie faktury nie jest wystarczające dla odliczenia podatku VAT ponieważ prawo to przysługuje odbiorcy tylko wtedy, gdy faktura udokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą. W orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się, że: ,,(…) podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego może stanowić wyłącznie faktura odzwierciedlająca faktyczne zdarzenie gospodarcze w aspekcie podmiotowym, przedmiotowym oraz ilościowym. Zatem faktura musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi” (tak m.in.: wyrok NSA z dnia 19 maja 2017 r., sygn. I FSK 1790/15). ,,Sam fakt posiadania faktury nie gwarantuje jej odbiorcy prawa do odliczenia (…), gdy choć jeden z elementów udokumentowanego nią stosunku prawnego nie odpowiada stanowi rzeczywistemu, organy podatkowe mają prawo by taką fakturę kwestionować, a w konsekwencji pozbawić podatnika prawa do odliczenia z takiej faktury” (tak m.in. wyrok NSA z dnia 6 czerwca 2018 r., sygn. I FSK 1610/16).

Podobne stanowisko zajmują także organy podatkowe, wskazując że: ,,Należy w tym miejscu podkreślić, że w świetle unormowań zawartych w ustawie podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego może stanowić wyłącznie faktura odzwierciedlająca faktyczne zdarzenie gospodarcze w aspekcie podmiotowym, przedmiotowym oraz ilościowym. Zatem faktura musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi. Niezgodność któregokolwiek z tych aspektów eliminuje możliwość odliczenia podatku naliczonego, zawartego w fakturze, która nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Zatem w zakresie w jakim faktura nie odzwierciedla rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, nie może stanowić podstawy do dokonania odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury” (tak m.in.: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 31 października 2018 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.602.2018.2.KW oraz z dnia 29 maja 2023 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.133.2023.1.MN)

Zgodnie z powyższym w zakresie w jakim faktura nie odzwierciedla rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, to nie stanowi podstawy do dokonania odliczenia podatku naliczonego z niej wynikającego.

Zasady weryfikacji kontrahentów

Organy podatkowe oraz sądy podkreślają konieczność dochowania należytej staranności przy weryfikacji kontrahentów. Niewłaściwa weryfikacja może skutkować utratą prawa do odliczenia VAT. Przykład stanowi wyrok NSA z dnia 7 marca 2018 r., sygn. akt I FSK 769/16, który stwierdza, że prawo do odliczenia VAT jest uzależnione od tego, czy kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Kary w kodeksie karno-skarbowym i kodeksie karnym za błędy w fakturowaniu

Nie wystawienie faktury, niewłaściwe wystawienie faktury, fałszowanie dokumentu, nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego skarbowego oraz Kodeksu karnego z tytułu ww. nieprawidłowości grożą kary grzywny oraz pozbawienia wolności.

Ponadto w przypadku braku zastosowania MPP, grozi kara grzywny do 180 stawek dziennych dla sprzedawcy i do 720 stawek dziennych dla nabywcy.

Dokumentowanie czynności gospodarczych przez JST w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa VAT jest kluczowe dla unikania problemów podatkowych i sankcji prawnych. Prawidłowe wystawianie faktur, weryfikacja kontrahentów oraz stosowanie odpowiednich procedur to fundamenty, na których opiera się zgodność z przepisami podatkowymi. Przestrzeganie tych zasad nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale również minimalizuje ryzyko naruszeń, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.