Wprowadzenie
Od 2026 roku każda jednostka samorządu terytorialnego (JST) będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – centralnej platformy Ministerstwa Finansów służącej do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Nowe przepisy obejmą nie tylko gminy, powiaty i województwa, lecz także ich jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, związki międzygminne oraz centra usług wspólnych.
Dlaczego KSeF dotyczy również JST?
Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF, faktury VAT wystawiane przez jednostki sektora finansów publicznych będą musiały powstawać i krążyć wyłącznie w formie elektronicznej – zgodnie z jednolitym formatem XML FA(3).
Z punktu widzenia JST oznacza to pełną cyfryzację procesów fakturowania oraz konieczność integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF.
Wyjątek dotyczy jedynie sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C), która nadal może być dokumentowana w dotychczasowy sposób.
Kto w JST musi korzystać z KSeF?
Z obowiązku korzystania z systemu nie będą zwolnione żadne jednostki samorządowe – zarówno te prowadzące działalność opodatkowaną VAT, jak i te, które wykonują wyłącznie czynności zwolnione lub niepodlegające opodatkowaniu.
W praktyce oznacza to, że z KSeF korzystać będą m.in.:
- urzędy gmin i miast,
- jednostki budżetowe (np. szkoły, przedszkola, OPS, CUW-y),
- zakłady budżetowe,
- związki międzygminne,
- instytucje kultury.
Każda z tych jednostek będzie musiała zapewnić obsługę zarówno faktur sprzedażowych, jak i odbiór faktur zakupowych wystawianych przez kontrahentów.
Jak przygotować JST do wdrożenia KSeF?
Proces wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur powinien rozpocząć się od rzetelnej diagnozy organizacyjnej i technologicznej. W praktyce obejmuje on kilka kluczowych etapów:
- Analiza struktury jednostki – należy ustalić, które komórki organizacyjne i jednostki podległe będą wystawiały lub odbierały faktury.
- Dostosowanie oprogramowania FK – wdrożenie integracji z KSeF, aktualizacja oprogramowania i testy wysyłki faktur w formacie XML.
- Uregulowanie kwestii uprawnień – wskazanie osób uprawnionych do wystawiania, odbierania i zatwierdzania faktur w systemie (np. przez e-Urząd Skarbowy lub pełnomocnictwa).
- Przygotowanie procedur wewnętrznych – określenie zasad pracy w KSeF, obiegu dokumentów i archiwizacji.
- Szkolenie pracowników – objęcie nauką praktycznej obsługi KSeF wszystkich osób zaangażowanych w proces fakturowania.
Specyfika fakturowania w JST
Jednostki samorządowe wystawiają faktury najczęściej za:
- najem i dzierżawę lokali lub gruntów,
- dostawę mediów (np. woda, energia, ciepło),
- usługi odpłatne jednostek organizacyjnych,
- sprzedaż majątku gminnego,
- refakturowanie kosztów.
Wszystkie te dokumenty od 2026 roku będą musiały być wystawiane za pośrednictwem KSeF. Brak wdrożenia systemu oznacza, że wystawiona faktura nie będzie miała mocy prawnej, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Szkolenia z KSeF dla JST – z praktyki Ireny Siwek
W związku z ogromnym zakresem zmian, wiele JST decyduje się na udział w dedykowanych szkoleniach prowadzonych przez doświadczonych ekspertów.
W naszej kancelarii szkolenia z zakresu wdrożenia KSeF w JST prowadzi Irena Siwek – praktyk z ponad 30-letnim doświadczeniem w administracji skarbowej i szkoleniach dla jednostek sektora finansów publicznych. Była kierownikiem działu kontroli podatkowej w urzędzie skarbowym, gdzie przez wiele lat interpretowała złożone przypadki związane z rozliczeniami VAT, także w jednostkach samorządowych. Od 1993 roku szkoli pracowników JST, instytucji kultury, oświaty i zakładów budżetowych. Uczestnicy jej zajęć cenią ją za jasność przekazu, praktyczne podejście i konkretne przykłady, które pozwalają łatwiej zrozumieć złożone aspekty ewidencji VAT i obsługi KSeF.
Dlaczego warto rozpocząć przygotowania już teraz?
Wdrożenie KSeF wymaga nie tylko zmian technicznych, ale też reorganizacji obiegu dokumentów, nadania uprawnień i przeszkolenia personelu. Im wcześniej JST podejmie działania, tym mniejsze ryzyko błędów, opóźnień i kar administracyjnych po wejściu przepisów w życie.
KSeF to nie tylko obowiązek – to również szansa na uporządkowanie procesów księgowych i zwiększenie przejrzystości w rozliczeniach.
Podsumowanie
Obowiązkowe wdrożenie KSeF w JST to największa zmiana w obszarze fakturowania od lat. Wymaga przygotowania systemów, procedur i pracowników, a także praktycznego wsparcia ekspertów.
Szkolenia organizowane przez Kancelarię Prawną Egitim z udziałem Ireny Siwek to doskonały sposób, by przygotować swoją jednostkę do nowych obowiązków i uniknąć błędów w 2026 roku.
Więcej na stronie dedykowanej KSeF przeczytaj więcej »
