Przedawnienie należności publicznoprawnych w jednostkach sektora finansów publicznych (JSFP) to jeden z kluczowych mechanizmów wpływających na jakość i prawidłowość gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego. Przedawnienie obejmuje zarówno podatki i opłaty lokalne, jak również szeroki katalog niepodatkowych należności budżetowych, które – zgodnie z przepisami szczególnymi – podlegają zasadom Ordynacji podatkowej. Dla JST prawidłowe ustalenie biegu terminu przedawnienia jest nie tylko ustawowym obowiązkiem, lecz także elementem bezpośrednio wpływającym na rzetelność sprawozdawczości, skuteczność windykacji oraz odpowiedzialność kierowników jednostek i pracowników.

Zasadniczym aktem regulującym przedawnienie jest art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym zobowiązania przedawniają się po upływie pięciu lat, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności należności. Choć przepis ten dotyczy przede wszystkim podatków, w praktyce JST znajduje zastosowanie również do opłat lokalnych, kar administracyjnych i części należności budżetowych. Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej analizy, ponieważ sposób powstania należności, forma jej ustalenia i tryb windykacji mogą wpływać na sposób liczenia terminu przedawnienia.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest przekonanie, że przedawnienie następuje „samo z siebie”. W rzeczywistości organ ma obowiązek ustalić termin przedawnienia, przeanalizować czynności, które mogły go przerwać lub zawiesić, a następnie udokumentować odpis należności i ująć go w ewidencji księgowej. Brak takiej dokumentacji, podobnie jak błędne ustalenie terminu, należy do najczęściej wskazywanych nieprawidłowości w wystąpieniach pokontrolnych RIO i NIK.

Na bieg przedawnienia wpływają zdarzenia, które mogą go zarówno przerwać, jak i zawiesić. Do przerwania dochodzi na przykład wtedy, gdy organ zastosował środek egzekucyjny i prawidłowo zawiadomił zobowiązanego. Takie zawiadomienie powoduje, że termin biegnie od nowa, co może znacząco wydłużyć okres, w którym organ może skutecznie dochodzić należności. Z kolei zawieszenie biegu przedawnienia może mieć miejsce między innymi w sytuacji wszczęcia postępowania karnego skarbowego albo złożenia wniosku o interpretację indywidualną. W okresie zawieszenia termin nie biegnie, dlatego prawidłowe ustalenie dat czynności procesowych ma kluczowe znaczenie dla zachowania poprawności rozliczeń.

Zmiany w przepisach wprowadziły odrębne zasady przedawnienia należności objętych zabezpieczeniem rzeczowym. W przypadku zastawu skarbowego i hipoteki przymusowej przedawnienie nie powoduje wygaśnięcia możliwości dochodzenia należności z przedmiotu zabezpieczenia. Oznacza to, że nawet po upływie ogólnego terminu przedawnienia organ może prowadzić egzekucję z rzeczy lub nieruchomości obciążonej zabezpieczeniem. W praktyce JST wymaga to właściwego dokumentowania zabezpieczeń finansowych, aktualizacji procedur oraz poprawnej kwalifikacji takich należności w księgach rachunkowych.

Należności niepodatkowe, do których często stosuje się zasady Ordynacji podatkowej, obejmują wiele kategorii: od opłat administracyjnych, przez kary pieniężne wynikające z decyzji, po koszty postępowań administracyjnych i egzekucyjnych. Dla każdej z nich konieczna jest analiza właściwych przepisów szczególnych, ponieważ niektóre regulacje wprowadzają odrębne terminy lub odmienne zasady liczenia terminów przedawnienia.

W praktyce jednostek samorządu terytorialnego największe problemy pojawiają się tam, gdzie brakuje aktualnych procedur dotyczących zarządzania należnościami. Brak jasno określonego sposobu ustalania przedawnienia, nieprecyzyjne przypisanie odpowiedzialności lub brak dokumentacji czynności to najczęstsze przyczyny nieprawidłowości wskazywanych przez organy kontrolne. Dobrze opracowane procedury nie tylko ograniczają ryzyka, lecz także zapewniają zgodność działań z zasadami kontroli zarządczej oraz gwarantują spójność postępowań między komórkami odpowiedzialnymi za finanse, księgowość i egzekucję.

Przedawnienie należności publicznoprawnych w JST to zagadnienie wymagające znajomości przepisów oraz umiejętności praktycznej ich interpretacji. Wpływa na rzetelność sprawozdań finansowych, skuteczność windykacji i bezpieczeństwo prawne kierowników jednostek. Dlatego kluczowe znaczenie ma zarówno prawidłowe liczenie terminów przedawnienia, jak i właściwe dokumentowanie czynności oraz stosowanie procedur wewnętrznych. Systematyczna analiza należności, aktualizacja procedur i świadomość zmian w przepisach stanowią podstawę efektywnego i zgodnego z prawem zarządzania należnościami publicznoprawnymi w sektorze JST.

W związku z powyższym przygotowaliśmy również specjalistyczne szkolenie poświęcone przedawnieniu należności publicznoprawnych, w trakcie którego omawiamy konkretne przypadki, najnowsze interpretacje i praktyczne procedury wdrożeniowe. Szczegóły oraz formularz zgłoszeniowy znajdziesz tutaj »

Arkadiusz Jerzy Sputowski – Autor książki „Postępowanie egzekucyjne w administracji. Wzory pism dla wierzycieli należności pieniężnych” (ODDK, 2020) oraz licznych artykułów publikowanych w miesięczniku Finanse Publiczne (PRESSCOM), poświęconych zmianom i praktycznym problemom w postępowaniu egzekucyjnym.