Sporządzanie sprawozdań dotyczących zobowiązań i należności w jednostkach samorządu terytorialnego stanowi jedno z kluczowych zadań w obszarze sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Szczególnie IV kwartał stawia przed jednostkami dodatkowe wymagania, gdyż to właśnie na koniec roku konieczne jest uporządkowanie danych i wykazanie ich w sposób spójny zarówno z ewidencją księgową, jak i z obowiązującymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. W praktyce oznacza to konieczność zmierzenia się z licznymi wątpliwościami interpretacyjnymi oraz z problemami wynikającymi z różnorodności umów, zdarzeń oraz procesów występujących w działalności JST.

Jednym z najczęściej wskazywanych problemów pozostaje trudność w zachowaniu zgodności danych między różnymi systemami i sprawozdaniami. W wielu jednostkach widoczne są rozbieżności wynikające z odmiennego ujęcia momentu powstania zobowiązania, niejednolitości w klasyfikowaniu umów czy też błędów narosłych w trakcie roku. Zdarza się również, że w procesie przygotowywania sprawozdań pomijane są aktualizacje danych lub dokonuje się ich z opóźnieniem, co prowadzi do niezgodności między sprawozdaniami Rb-Z, Rb-UZ i Rb-N. W dodatku końcówka roku obciąża jednostki zwiększoną liczbą operacji, co zwiększa ryzyko błędów.

W sprawozdaniach Rb-Z i Rb-UZ szczególnie problematyczne bywa prawidłowe wykazywanie zobowiązań wynikających z umów o charakterze finansowym. Dotyczy to zwłaszcza zakupów na raty, umów nienazwanych, leasingu finansowego oraz zobowiązań wymagalnych. Praktyka wskazuje, że jednostki często mają trudności z precyzyjnym określeniem, czy dana umowa powinna zostać potraktowana jako zobowiązanie finansowe, czy też stanowi zwykłe zobowiązanie z tytułu dostaw, towarów i usług. W konsekwencji prowadzi to do nieprawidłowego ujęcia zobowiązań w częściach B3 i B4 sprawozdania Rb-UZ.

Jednostki muszą również zwracać uwagę na pozornie prosty obowiązek, jakim jest wykazywanie numerów REGON kontrahentów w części F sprawozdania Rb-Z. Pomimo pozornej prostoty tego wymogu, w praktyce wciąż dochodzi do błędów polegających na pomijaniu numerów, stosowaniu danych nieaktualnych lub wprowadzaniu innych identyfikatorów zamiast REGON. Z punktu widzenia Ministerstwa Finansów informacje te mają duże znaczenie analityczne, dlatego ich poprawność jest szczególnie istotna.

Należy również zauważyć, że w wielu jednostkach występują trudności w zapewnieniu spójności między sprawozdaniami Rb-Z i Rb-UZ. Wynikają one nie tylko z błędów technicznych, lecz także z różnic w sposobie klasyfikowania zobowiązań spłacanych w ratach, kredytów i pożyczek czy też zobowiązań, których umowy obejmują niestandardowe mechanizmy płatności. IV kwartał ujawnia te różnice szczególnie wyraźnie, gdyż w tym okresie występuje najwięcej korekt, doprecyzowań oraz działań zamykających rok budżetowy.

Kolejnym obszarem trudności jest prawidłowe sporządzanie sprawozdania Rb-N, w którym wykazuje się należności oraz inne aktywa finansowe. Jednym z podstawowych problemów pozostaje właściwe ustalenie wartości nominalnej należności. Choć zasada wykazywania należności w wartości nominalnej wydaje się jasna, to w praktyce pojawiają się pytania dotyczące należności przeterminowanych, objętych egzekucją, częściowo umorzonych lub zrestrukturyzowanych. Wątpliwości dotyczą także należności, które wynikają z decyzji administracyjnych, lecz są sporne lub dochodzenie ich jest zawieszone.

W sprawozdaniach Rb-N częstym błędem jest ujmowanie kategorii, których zgodnie z przepisami nie należy wykazywać. Dotyczy to między innymi należności warunkowych oraz niektórych aktywów finansowych, które nie stanowią należności jednostki. Dodatkowe problemy pojawiają się również przy wykazywaniu środków pieniężnych w drodze oraz należności wynikających z płatności realizowanych kartą płatniczą. Obie te kategorie wymagają szczególnej uwagi, ponieważ dotyczą operacji, które są w trakcie rozliczenia, a ich ujęcie w sprawozdaniu zależy od momentu faktycznego wpływu środków do jednostki.

W IV kwartale szczególne znaczenie mają również depozyty, które wykazuje się w sprawozdaniu sporządzanym na koniec roku według innych zasad niż w trakcie roku. W praktyce jednostki często mieszają tę kategorię z innymi rodzajami należności, co prowadzi do nieprawidłowości w sprawozdawczości.

W sprawozdaniach Rb-ZN ujmuje się zobowiązania i należności wynikające z wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej oraz zadań zleconych ustawami. To kolejny obszar obarczony dużą liczbą błędów, zwłaszcza związanych z błędną identyfikacją charakteru zadania lub nieprawidłowym przyporządkowaniem danych do działalności zleconej. Problemy pojawiają się również wtedy, gdy jednostki błędnie ujmują środki własne jako środki przeznaczone na realizację zadań zleconych, co często prowadzi do rozbieżności wykazywanych podczas kontroli.

Warto podkreślić, że w ostatnich latach wyjaśnienia Ministerstwa Finansów odgrywają kluczową rolę w jednolitym stosowaniu przepisów dotyczących sprawozdawczości. Dotyczą one w szczególności kwalifikowania umów o charakterze finansowym, zasad wykazywania kredytów i pożyczek, sposobu ujmowania środków w drodze oraz wykazywania zobowiązań wymagalnych. Jednak mimo dostępnych interpretacji jednostki nadal mają trudności z właściwym stosowaniem wytycznych, zwłaszcza gdy stan faktyczny odbiega od typowych wzorców opisanych w instrukcjach.

Sporządzanie sprawozdań o zobowiązaniach i należnościach za IV kwartał wymaga szczególnej staranności i dokładności, ponieważ to właśnie w tym okresie ujawniają się różnice wynikające z nieprecyzyjnych interpretacji, błędów narastających w czasie oraz specyfiki rozliczeń rocznych. Odpowiednia analiza przepisów, dbałość o zgodność między sprawozdaniami oraz znajomość wyjaśnień Ministerstwa Finansów znacząco ułatwiają prawidłowe przygotowanie sprawozdań, a tym samym zmniejszają ryzyko nieprawidłowości ujawnianych podczas kontroli.

Film Pani Lucyny Kuśnierz dot. „Sprawozdania o zobowiązaniach i należnościach – wątpliwości i problemy praktyczne” zobacz na na YouTube »

Szczegółowo omówimy tę problematykę podczas szkolenia, przejdź na stronę szkolenia »