Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych to nie tylko ustawowy obowiązek, ale też element wewnętrznej kontroli zarządczej. Mimo że przepisy prawa nie nakładają wprost obowiązku opracowania wewnętrznych regulacji w tym zakresie, to ich brak może prowadzić do poważnych problemów – zarówno organizacyjnych, jak i prawnych.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (u.o.r.), każda jednostka ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji i odpowiedniego jej udokumentowania. Ustawodawca jednak nie precyzuje, jak szczegółowo ma wyglądać organizacja tego procesu. W efekcie, brak wewnętrznych regulacji prowadzi często do niejasności: kto odpowiada za inwentaryzację, jakie są terminy, czy konieczne jest powołanie komisji?

Z pomocą przychodzą uregulowania wewnętrzne – np. zarządzenia, instrukcje inwentaryzacyjne czy harmonogramy – które porządkują proces, zwiększają jego przejrzystość i minimalizują ryzyko błędów.

Choć ustawa nie nakazuje ich wprost, analiza przepisów (m.in. art. 4 ust. 3 pkt 3 i art. 10 ust. 1 u.o.r.) prowadzi do wniosku, że są one niezbędne dla prawidłowego przebiegu inwentaryzacji. Krajowe Standardy Rachunkowości również zalecają ich tworzenie.

Do najważniejszych elementów regulacji wewnętrznych należą:

W praktyce JST napotykają wiele trudności, wynikających z niejasnych lub niespójnych regulacji:

Zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych, odpowiedzialność za opracowanie i wdrożenie regulacji inwentaryzacyjnych spoczywa na kierowniku jednostki. Dotyczy to zarówno jednostek samodzielnych, jak i tych objętych wspólną obsługą finansową.

W przypadku wspólnej obsługi, zgodnie z przepisami ustaw ustrojowych i art. 53 ust. 5 u.o.f.p., to kierownik jednostki obsługującej odpowiada za rachunkowość i gospodarkę finansową jednostki obsługiwanej – a więc także za przygotowanie i wprowadzenie wewnętrznych regulacji inwentaryzacyjnych.

Uregulowania wewnętrzne w zakresie inwentaryzacji są częścią systemu kontroli zarządczej. Ich brak lub niespójność może prowadzić do zarzutów naruszenia dyscypliny finansów publicznych – np. w przypadku niewydania zarządzenia o inwentaryzacji lub nieprawidłowego przekazania obowiązków pracownikom.

Choć przepisy nie nakładają wprost obowiązku tworzenia uregulowań wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji, ich opracowanie i wdrożenie to praktyczna konieczność w każdej jednostce sektora finansów publicznych. To właśnie one stanowią fundament dla sprawnej, rzetelnej i zgodnej z prawem inwentaryzacji. Brak tych regulacji to nie tylko ryzyko chaosu organizacyjnego – to również ryzyko odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.