Szkolenie w formie online i stacjonarnie
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
nowe obowiązki oraz wdrożenie procedur w jednostkach sektora finansów publicznych
Spis treści
Wykładowca
Irena Siwek – Praktyk z ponad 30-letnim doświadczeniem w administracji skarbowej i szkoleniach dla jednostek sektora finansów publicznych (JSFP). Była kierownik działu kontroli podatkowej w urzędzie skarbowym, gdzie przez wiele lat nadzorowała postępowania kontrolne i interpretowała złożone przypadki związane z rozliczeniami VAT, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego.
Absolwentka Wydziału Ekonomii Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Szkoleniami z zakresu podatku VAT zajmuje się nieprzerwanie od 1993 roku – od momentu wprowadzenia tego podatku w Polsce. Prowadziła setki szkoleń dla pracowników JST, instytucji kultury, jednostek oświatowych, zakładów budżetowych i CUW-ów.
Ceniona przez uczestników za klarowny sposób przekazywania wiedzy, ogromny zasób praktycznych przykładów oraz umiejętność wyjaśniania najbardziej problematycznych kwestii związanych z ewidencją i rozliczaniem podatku VAT w sektorze publicznym.
Dla kogo jest szkolenie z KSeF?
Szkolenie dedykowane jest przede wszystkim dla osób odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej i ewidencji księgowej w jednostkach sektora finansów publicznych, w szczególności dla:
- skarbników jednostek samorządu terytorialnego,
- głównych księgowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i instytucji kultury,
- pracowników działów finansowo-księgowych JST,
- kierowników i głównych księgowych jednostek sektora publicznego,
- dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
- osób odpowiedzialnych za wdrożenie KSeF i politykę rachunkowości,
- specjalistów ds. VAT, rozliczeń i obiegu dokumentów,
- audytorów i kontrolerów wewnętrznych,
- wszystkich zainteresowanych zmianami w zakresie faktur ustrukturyzowanych w sektorze publicznym.
Najczęściej wyszukiwane przez pracowników jednostek sektora finansów publicznych pytania o KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dlaczego jednostki sektora finansów publicznych powinny działać już teraz?
Od 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego, które obejmą również jednostki sektora finansów publicznych – w tym urzędy gmin, starostwa powiatowe, szkoły, instytucje kultury, ZOZ-y czy samorządowe zakłady budżetowe. Pisaliśmy o tym na stronie kancelarii w sekcji artykuły – przeczytaj tutaj
Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być dobrowolny – staje się obowiązkiem. Jego wdrożenie w jednostce wymaga nie tylko znajomości przepisów prawa, ale również dostosowania polityki rachunkowości, instrukcji obiegu dokumentów oraz przygotowania systemów informatycznych i pracowników.
Błędy mogą wiązać się z odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub sankcjami karno-skarbowymi, dlatego działanie z wyprzedzeniem jest kluczowe.
W odpowiedzi na te wyzwania przygotowaliśmy praktyczne szkolenie dla jednostek sektora finansów publicznych (w tym JST), które krok po kroku wyjaśni nowe obowiązki, pomoże ocenić gotowość jednostki i wskaże, jak zgodnie z przepisami wprowadzić KSeF do codziennej praktyki.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – szkolenie dopasowane do realiów JSFP
Szkolenie zostało opracowane z myślą o praktycznych potrzebach jednostek sektora finansów publicznych. Nie ograniczamy się do przedstawienia przepisów i teorii – koncentrujemy się na codziennych wyzwaniach, przed którymi stoją gminy, powiaty, urzędy miast, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, instytucje kultury czy placówki oświatowe.
Uczestnicy szkolenia poznają krok po kroku sposób działania Krajowego Systemu e-Faktur w kontekście jednostki publicznej – od wystawienia faktury, przez jej przesył w systemie, po zasady korekty, archiwizacji i zgodności z przepisami o rachunkowości i podatku VAT.
Kluczowym elementem spotkania będzie analiza konkretnych przypadków w jednostkach sektora finansów publicznych (JSFP), dzięki której uczestnicy zdobędą nie tylko wiedzę, lecz także praktyczne kompetencje możliwe do natychmiastowego wdrożenia w swojej jednostce.
Szkolenie Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Twojej jednostce – bez wychodzenia z urzędu
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko znajomość przepisów, ale przede wszystkim praktyczne procedury, obsługa techniczna i konkretne sytuacje, które rodzą pytania wymagające natychmiastowej odpowiedzi.
Dlatego proponujemy przeprowadzenie szkolenia KSeF bezpośrednio w siedzibie Twojej jednostki – urzędzie, szkole, instytucji kultury czy zakładzie budżetowym. To rozwiązanie, które pozwala na:
- indywidualne podejście do potrzeb Twojej jednostki,
- pracę na rzeczywistych przypadkach i procedurach obowiązujących w JST,
- pełne zaangażowanie zespołu – bez potrzeby organizowania delegacji czy zakupu biletów,
- możliwość zadania pytań ekspertowi „tu i teraz”, w znajomym środowisku pracy,
- omówienie nie tylko KSeF, ale też zmian w dokumentacji wewnętrznej.
Szkolenie stacjonarne to wygoda, oszczędność czasu i realna pomoc we wdrożeniu obowiązków wynikających z przepisów. My przyjeżdżamy do Ciebie – Ty i Twój zespół zyskujecie konkretną wiedzę i rozwiązania dopasowane do specyfiki jednostki.
Program szkolenia:
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowe obowiązki oraz wdrożenie procedur w jednostkach sektora finansów publicznych
1. Pojęcie i zasady funkcjonowania KSeF
- Definicje związane z KSeF
- Terminy wprowadzenia KSeF (1 luty 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.)
- Narzędzia umożliwiające korzystanie z KSeF:
- Aplikacja Podatnika
- Aplikacja mobilna KSeF
- Moduł w aplikacji e-mikrofirma
- Komercyjne programy finansowo-księgowe zintegrowane z API KSeF
- Zakres stosowania oraz wyłączenia z KSeF
- Zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe w podatku VAT a KSeF
- Dokumentowanie sprzedaży:
- Na rzecz innych podatników
- W ramach zamówień publicznych
- Na rzecz kontrahentów zagranicznych
- Na rzecz konsumentów
- Niepodlegającej KSeF
- Samoidentyfikacja nabywcy
- KSeF a weryfikacja statusu kontrahenta z Wykazem Podatników VAT
2. Korzystanie z KSeF
- Rodzaje i sposoby nadawania lub odbierania uprawnień
- Zarządzanie uprawnieniami
- Model uprawnień JST
- Rola NIP jednostek organizacyjnych objętych centralizacją w nadawaniu uprawnień
- ZAW-FA – sposób wypełnienia i wysyłki
- Jednostki wewnętrzne w KSeF i IDWew
- Uwierzytelnianie w KSeF za pomocą:
- Środka identyfikacji elektronicznej
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego
- Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
- Tokenu
- Certyfikatu
3. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych
- Dokumenty niewystawiane w KSeF
- Elementy faktury na podstawie ustawy VAT
- Struktura logiczna FA(3) – omówienie elementów: Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 (dane jednostek organizacyjnych), PodmiotUpowazniony, Fa, Stopka, Zalacznik
- Pola obligatoryjne, opcjonalne, fakultatywne faktury w KSeF
- Dodatkowe wymogi przy wystawianiu faktur przez jednostki i zakłady budżetowe (np. za wynajem, wodę, ścieki)
- Dokonywanie zakupów służbowych przez pracowników – elementy faktury
- Data na fakturze – wystawienia, wytworzenia, przesłania
- Numer faktury w KSeF a kolejny numer faktury
- Kurs waluty na fakturze
- Rodzaje i przykłady faktur w KSeF:
- „VAT” – faktura podstawowa
- „KOR” – faktura korygująca
- „ZAL” – zaliczkowa
- „ROZ” – rozliczeniowa
- „UPR” – faktura uproszczona
- „KOR_ZAL” – faktura korygująca fakturę zaliczkową
- „KOR_ROZ” – faktura korygująca fakturę rozliczeniową
- Przykłady faktur (wg materiałów MF)
- Zasady dokonywania korekt w KSeF (in minus / in plus, korekta NIP, prezentacja „różnic”)
- Oznaczenia GTU i procedur na fakturze ustrukturyzowanej
- Element „Płatność” (termin, forma płatności, dane rachunku)
- Zamieszczanie danych dodatkowych na fakturze – stopka
- Załącznik do faktury
- Pozostałe struktury logiczne obsługiwane w KSeF (VAT RR, PEF)
- Wizualizacja faktury
- UPO
4. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej
- Kody weryfikujące (po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie faktury)
- Udostępnienie nabywcy w sposób z nim uzgodniony
- Ponowne udostępnienie faktury
5. Sposoby oznaczania faktur
- Znak graficzny (QR kod), link do faktury
- Oznaczenie „OFFLINE”
- Oznaczenie „CERTYFIKAT”
- Wyróżnik faktury
6. Zasady zgłaszania zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem
- Załącznik jako integralna część faktury
- Zgłoszenie o zamiarze stosowania załącznika do faktury
- Zgłoszenie zaprzestania wystawiania faktur z załącznikiem
- Potwierdzenie przez Szefa KAS możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem
7. Przesyłanie faktur
- Elektronicznych
- Papierowych
- Ustrukturyzowanych (sesja interaktywna a sesja wsadowa)
8. Odliczenie VAT z faktur wystawionych w KSeF i poza KSeF
- Nowa definicja momentu otrzymania faktury
- Data otrzymania faktury a termin odliczenia podatku
- Otrzymanie faktury wystawionej z naruszeniem obowiązku wystawienia w KSeF
- Organizacja procesu odbioru, obiegu i akceptacji faktury zakupowej z KSeF
9. Numer KSeF na fakturze i przelewie
- Budowa i znaczenie numeru KSeF
- Pojedyncze i zbiorcze przelewy
- Zmiany w przelewach MPP
10. Tryby fakturowania
- Tryb online
- Tryb offline24
- Tryb awaryjny
- Tryb niedostępności
- Tryb całkowitej awarii
11. Kary KSeF
- Za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF
- Za wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem
- Za nieprzesłanie w wymaganym terminie do KSeF
- Za nierzetelne lub wadliwe wystawienie
12. Przechowywanie faktur w KSeF i poza KSeF
- Zasady przechowywania faktur oraz rekomendacje organizacyjne
13. Niezbędne czynności do wykonania związane z wprowadzeniem KSeF
- Lista działań wdrożeniowych i organizacyjnych po stronie JSFP
14. Zmiany w JPK_V7M w związku z wprowadzeniem KSeF
- Zakres zmian oraz praktyczne konsekwencje dla ewidencji i raportowania
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dodatkowo Kancelaria Prawna Egitim oferuje pomoc w zakresie:
- aktualizacji polityki rachunkowości i instrukcji obiegu dokumentów pod kątem KSeF,
- opracowania procedur, instrukcji, zarządzeń wewnętrznych i pełnomocnictw
Dzięki udziałowi w szkoleniu KSeF dla JSFP:
- poznasz zmiany wprowadzone w zakresie faktury ustrukturyzowanej od 2026 r. i ich wpływ na funkcjonowanie jednostki,
- uporządkujesz wiedzę na temat przepisów, które pozostają aktualne – również w kontekście ustawy o rachunkowości i ustawy VAT,
- zobaczysz, jak wygląda faktura ustrukturyzowana w praktyce oraz jak ją wystawić w systemie KSeF,
- dowiesz się, kiedy jednostka publiczna musi wystawić fakturę przez KSeF, a kiedy może tego uniknąć,
- zrozumiesz, czym faktura ustrukturyzowana różni się od „tradycyjnej” faktury VAT,
- przeanalizujesz przypadki dokumentowania sprzedaży i refakturowania usług w jednostkach zwolnionych z VAT,
- otrzymasz praktyczne wskazówki dotyczące wystawiania faktur (np. sprzedaż nieruchomości, najem sal, dostawę wody i odbiór ścieków),
- poznasz zasady nadawania i odbierania uprawnień do wystawiania faktur w KSeF (np. dla pracowników urzędu, szkoły, CUW),
- nauczysz się, jak wystawić korektę, duplikat lub anulować fakturę zgodnie z obowiązującą procedurą,
- dowiesz się, jak działa tryb offline i czy Twoja jednostka może z niego korzystać,
- zrozumiesz wpływ KSeF na obieg dokumentów wewnętrznych, płatności, harmonogramy księgowania i raportowanie,
- otrzymasz zestaw rekomendacji dotyczących wewnętrznych regulacji (procedur, instrukcji),
- zyskasz wiedzę, która pozwoli Ci uniknąć błędów skutkujących odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
KSeF w działalności pozagospodarczej (wodociągowo-kanalizacyjnej, instytucjach kultury, podmiotach leczniczych, szkolnictwie wyższym, Lasach Państwowych)
Od 2026 roku wszystkie podmioty zobowiązane będą do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zmiana ta obejmie nie tylko przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, ale również szeroki sektor jednostek publicznych i podmiotów realizujących zadania publiczne. To ogromne wyzwanie organizacyjne, ponieważ każda branża – od spółek wodociągowych, przez instytucje kultury i szpitale, aż po uczelnie i Lasy Państwowe – charakteryzuje się inną specyfiką rozliczeń, fakturowania i obiegu dokumentów.
Aby pomóc jednostkom przygotować się do wdrożenia KSeF, Kancelaria Prawna Egitim organizuje cykl specjalistycznych szkoleń online, które krok po kroku omawiają praktyczne zagadnienia związane z nowym systemem w poszczególnych obszarach działalności.
- KSeF w instytucjach kultury – 17 listopada 2025 r.
- KSeF w podmiotach leczniczych – 24 listopada 2025 r.
- KSeF w działalności wodociągowo-kanalizacyjnej – 27 listopada 2025 r.
- KSeF w Lasach Państwowych – 15 grudnia 2025 r.
Gdzie organizujemy szkolenia?
Podobne szkolenia
Równoważny czas pracy jest jednym z najczęściej stosowanych systemów organizacji czasu pracy w jednostkach samorządu terytorialnego oraz jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych. System ten zakłada możliwość wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy
Trzydniowa konferencja poświęcona finansom publicznym koncentruje się na kluczowych obszarach zarządzania finansami samorządowymi, w szczególności na sporządzaniu wieloletniej prognozy finansowej (WPF), sprawozdawczości budżetowej oraz zagadnieniom księgowym z zakresu rozliczania inwestycji.
Trzydniowa konferencja poświęcona podstawom rachunkowości i finansów publicznych koncentruje się na praktycznych zagadnieniach funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego oraz roli pracownika merytorycznego w procesie planowania, realizacji i rozliczania wydatków publicznych. Szczególna uwaga zostanie poświęcona zasadom funkcjonowania sektora finansów publicznych, współpracy komórek merytorycznych z działem finansowo-księgowym oraz odpowiedzialności związanej z gospodarowaniem środkami publicznymi.
Trzydniowa konferencja poświęcona finansom publicznym koncentruje się na praktycznych zagadnieniach udzielania, realizacji oraz rozliczania dotacji na zadania publiczne z zakresu działalności pożytku publicznego. Omówione zostaną zasady współpracy jednostek sektora finansów publicznych z organizacjami pozarządowymi oraz podstawy prawne powierzania i wspierania realizacji zadań publicznych.
Trzydniowa konferencja poświęcona finansom publicznym koncentruje się na praktycznych zagadnieniach funkcjonowania państwowych jednostek budżetowych oraz zasadach prowadzenia gospodarki finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Szczególna uwaga zostanie poświęcona zasadzie działania organów władzy publicznej „na podstawie i w granicach prawa” oraz odpowiedzialności za prawidłowe gromadzenie i wydatkowanie środków publicznych.
Trzydniowa konferencja poświęcona finansom publicznym koncentruje się na praktycznych zagadnieniach funkcjonowania państwowych osób prawnych oraz zasadach prowadzenia gospodarki finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Szczególna uwaga zostanie poświęcona zasadzie działania „na podstawie i w granicach prawa”, kompetencjom i odpowiedzialności kierowników jednostek oraz pracowników za prawidłowe gromadzenie i wydatkowanie środków publicznych.