Nowelizacja przepisów wprowadzających Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) stanowi jedno z najistotniejszych wyzwań organizacyjnych dla sektora finansów publicznych w 2026 roku. Ustawodawca przesądził, że obowiązek raportowania umów obejmie wszystkie jednostki sektora finansów publicznych jednocześnie – bez okresu przejściowego i bez etapowego wdrażania.

Oznacza to, że od 1 lipca 2026 r. każda jednostka objęta art. 9 ustawy o finansach publicznych będzie zobowiązana do ujawniania zawieranych umów w systemie CRU.

Zachęcamy do zapoznania się z nagraniami Pana Arkadiusza Jerzego Sputowskiego, dostępnymi na kanale YouTube Kancelarii »

Zmiany zostały wprowadzone ustawą uchwaloną 4 grudnia 2025 r., modyfikującą przepisy ustawy o finansach publicznych. Nowe regulacje:

• od 1 stycznia 2026 r. wprowadzają do systemu prawa instytucję CRU JSFP jako narzędzie teleinformatyczne prowadzone przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych,
• od 1 kwietnia 2026 r. uruchamiają system teleinformatyczny CRU,
• od 1 lipca 2026 r. nakładają bezwzględny obowiązek raportowania umów przez wszystkie JSFP.

Brak okresu przejściowego oznacza, że gminy, powiaty, województwa, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, instytucje kultury, jednostki oświatowe oraz inne podmioty wskazane w art. 9 ustawy o finansach publicznych rozpoczną realizację obowiązku w tym samym terminie.

CRU JSFP stanowi element szerszej strategii:

• zwiększenia transparentności finansów publicznych,
• pełnej cyfryzacji procesów gospodarki finansowej,
• umożliwienia bieżącej analityki i nadzoru przez organy kontrolne (w tym Ministerstwo Finansów, regionalne izby obrachunkowe oraz NIK).

Rejestr ma charakter centralny i teleinformatyczny. Nie jest to zbiór rozproszonych rejestrów prowadzonych przez poszczególne jednostki, lecz jeden system umożliwiający raportowanie danych o umowach zawieranych przez kierowników JSFP.

Jednym z kluczowych zagadnień praktycznych jest zakres przedmiotowy obowiązku. Ustawodawca przyjął zasadę szerokiego ujawniania umów – co do zasady obejmującą umowy zawierane przez kierowników jednostek sektora finansów publicznych, niezależnie od ich wartości.

W praktyce pojawiają się istotne pytania:

• czy raportowaniu podlegają wszystkie umowy cywilnoprawne,
• jak traktować umowy tzw. kadrowe,
• czy faktury i rachunki podlegają ujawnieniu,
• czy dokument księgowy może zostać uznany za umowę,
• jakie wyłączenia wynikają z przepisów szczególnych.

Odpowiedzi na powyższe zagadnienia wymagają każdorazowej analizy charakteru prawnego danego stosunku zobowiązaniowego oraz przepisów o ochronie danych osobowych, tajemnicy prawnie chronionej czy bezpieczeństwie informacji.

Obowiązek raportowania nie ogranicza się do samego faktu zawarcia umowy. Jednostka zobowiązana będzie do wprowadzenia określonego katalogu danych, w tym m.in.:

• danych identyfikujących strony,
• przedmiotu umowy,
• wartości zobowiązania,
• okresu obowiązywania,
• informacji o zmianach i aneksach.

Wymaga to uporządkowania ewidencji umów w jednostce oraz zapewnienia spójności pomiędzy dokumentacją źródłową a danymi wprowadzanymi do systemu.

Nowy obowiązek należy analizować w kontekście standardów kontroli zarządczej określonych w ustawie o finansach publicznych. Raportowanie do CRU powinno zostać włączone do:

• procedur obiegu dokumentów,
• regulaminów organizacyjnych,
• zakresów czynności pracowników,
• mechanizmów nadzoru kierowniczego.

Brak właściwego przypisania odpowiedzialności może skutkować nie tylko błędami raportowymi, lecz również ryzykiem naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Niewykonanie obowiązku raportowania umów w CRU może rodzić wieloaspektowe konsekwencje, w tym:

• odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych,
• odpowiedzialność porządkową lub służbową,
• potencjalne konsekwencje karne w przypadku zaniechań o charakterze umyślnym.

Z perspektywy kierownika jednostki szczególnie istotne jest zapewnienie realnego nadzoru nad procesem raportowania oraz udokumentowanie działań organizacyjnych podjętych w celu wdrożenia nowych regulacji.

Pierwsze półrocze 2026 roku będzie dla JSFP okresem intensywnych przygotowań. W praktyce oznacza to konieczność:

• uzyskania dostępu do systemu CRU,
• utworzenia i konfiguracji kont użytkowników,
• aktualizacji procedur wewnętrznych,
• dostosowania wzorów umów,
• przeszkolenia pracowników merytorycznych i księgowości,
• wdrożenia mechanizmów weryfikacji poprawności danych.

Jednostki, które nie rozpoczną przygotowań odpowiednio wcześnie, mogą napotkać trudności organizacyjne po 1 lipca 2026 r.

Centralny Rejestr Umów JSFP nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem sprawozdawczym. Stanowi on element systemowej zmiany w podejściu do jawności i cyfryzacji finansów publicznych.

W dłuższej perspektywie CRU:

• zwiększy dostępność danych o wydatkowaniu środków publicznych,
• umożliwi analizę powtarzalności kontraktów,
• wzmocni mechanizmy nadzorcze,
• wymusi standaryzację procesów zawierania i ewidencjonowania umów.

Dla jednostek sektora finansów publicznych oznacza to konieczność przejścia od rozproszonej ewidencji umów do zintegrowanego, kontrolowanego systemu raportowania.

Pełne omówienie problematyki przedstawi Pan Arkadiusz Jerzy Sputowski w trakcie szkolenia 6 marca 2026 r. – zapraszamy do zgłoszenia uczestnictwa, formularz dostępny tutaj »