Obowiązki ewidencyjne w zakresie faktur ustrukturyzowanych przy wdrożeniu KSeF
w JST i jednostkach organizacyjnych
Wprowadzenie
Ewidencja w zakresie faktur ustrukturyzowanych – szkolenie poświęcone jest ewidencji w zakresie faktur ustrukturyzowanych przy wdrożeniu KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego oraz ich jednostkach organizacyjnych. Program koncentruje się na praktycznych konsekwencjach KSeF dla ewidencji VAT, ksiąg rachunkowych oraz obiegu dokumentów, w szczególności w warunkach centralizacji VAT.
Uczestnicy poznają zasady funkcjonowania KSeF w JST, a także rolę JST jako nabywcy i wystawcy faktur ustrukturyzowanych. Ponadto omówiony zostanie wpływ KSeF na moment ujęcia faktury w ewidencji VAT oraz księgach rachunkowych.
W ramach szkolenia przeanalizowane zostaną kluczowe zagadnienia, takie jak data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF, numer KSeF jako element dowodu księgowego oraz jego znaczenie dla momentu powstania obowiązku podatkowego. Dzięki temu uczestnicy lepiej zrozumieją skutki ewidencyjne nowych regulacji.
Szkolenie obejmuje również obowiązki JST jako nabywcy faktur ustrukturyzowanych. W szczególności omówione zostanie ujęcie faktur kosztowych, zasady dekretacji dokumentów z KSeF oraz podział odpowiedzialności pomiędzy JST a jednostki organizacyjne. Dodatkowo przedstawione zostaną praktyczne rozwiązania dotyczące faktur związanych z umowami wieloletnimi oraz zamówieniami publicznymi.
Istotna część programu dotyczy JST jako wystawcy faktur ustrukturyzowanych. W tym zakresie omówione zostaną zasady ewidencji sprzedaży, VAT należnego oraz korekt w KSeF. Jednocześnie wskazany zostanie moment ujęcia przychodu w ewidencji JST i jednostek organizacyjnych.
Szkolenie porusza także zagadnienia związane z obrotem faktur pomiędzy jednostkami organizacyjnymi a JST oraz wymaganiami wobec systemów finansowo-księgowych. Ponadto omówiona zostanie odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego w zakresie prawidłowej ewidencji.
Uczestnicy zdobędą również wiedzę niezbędną do dostosowania planu kont, instrukcji obiegu dokumentów oraz zapewnienia prawidłowej kontroli wewnętrznej i ścieżki audytu. Dzięki temu możliwe będzie bezpieczne wdrożenie KSeF w praktyce.
Na zakończenie omówione zostaną najczęstsze problemy praktyczne i ryzyka związane z KSeF. W szczególności wskazane zostaną skutki awarii systemu, błędnych faktur ustrukturyzowanych oraz konsekwencje nieprawidłowości ewidencyjnych.
Zachęcamy do skorzystania z filmów stworzonych przez Panią Annę Zawadzką, które dostępne są na oficjalnym kanale YouTube naszej Kancelarii.
Ponadto, serdecznie zapraszamy do lektury artykułów eksperckich publikowanych na naszym blogu »
Wykładowca
Anna Zawadzka – Praktyk z ponad 15-letnim doświadczeniem. MBA w Administracji Publicznej. Wieloletni skarbnik gminy, wykładowca akademicki i szkoleniowiec w zakresie planowania wieloletniego, budżetu i analizy finansowej w JST. Opiekun merytoryczny studiów podyplomowych Skarbnik Jednostki Samorządu Terytorialnego we Wrocławskiej Akademii Biznesu w Naukach Stosowanych, współautorka kursów kompetencyjnych w obszarze finansów JST. Autorka publikacji i artykułów w czasopismach „Wspólnota” i „Finanse Publiczne”.
Harmonogram Szkolenia
- Wprowadzenie do KSeF w sektorze JST
- Status JST i jednostek organizacyjnych w KSeF
- Centralizacja VAT a KSeF – konsekwencje ewidencyjne
- JST jako nabywca i jako wystawca faktur ustrukturyzowanych
- Podmioty zobowiązane i wyłączone (jednostki budżetowe, zakłady budżetowe)
- Faktura ustrukturyzowana a ewidencja księgowa
- Data wystawienia, data otrzymania i data ujęcia w księgach
- Moment powstania obowiązku podatkowego a KSeF
- Numer KSeF jako element dowodu księgowego
- Dokumenty zastępcze i załączniki (umowy, protokoły)
- Faktura ustrukturyzowana a wydruk techniczny i zasady dekretacji (obieg cyfrowy i papierowy) dokumentów
- Obowiązki ewidencyjne JST jako nabywcy
- Ujęcie faktur kosztowych w ewidencji VAT i księgach rachunkowych
- Odpowiedzialność JST a odpowiedzialność jednostek organizacyjnych
- Dekretacja faktur KSeF – praktyczne schematy
- KSeF a faktury do umów wieloletnich i zamówień publicznych
- Obowiązki ewidencyjne JST jako sprzedawcy – wystawcy
- Wystawianie faktur sprzedaży w KSeF
- Ewidencja przychodów i VAT należnego
- Korekty faktur w KSeF
- Moment ujęcia przychodu w ewidencji w JST i jednostkach organizacyjnych
- Jednostki organizacyjne JST a KSeF
- Obieg faktur między jednostką organizacyjną a JST w przypadku wspólnej obsługi rachunkowej
- Ewidencja w jednostce organizacyjnej a ewidencja w JST, funkcjonalność programów finansowo-księgowych a KSeF
- Odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego
- KSeF a plan kont i dokumentacja wewnętrzna
- Dostosowanie zakładowego planu kont
- Opis obiegu dokumentów KSeF
- Instrukcja obiegu dokumentów a faktury ustrukturyzowane
- Kontrola wewnętrzna i ścieżka audytu
- Problemy praktyczne i ryzyka
- Brak dostępu do KSeF / awarie – skutki ewidencyjne
- Błędna faktura w KSeF – jak ją ująć i skorygować
- Odpowiedzialność za błędy ewidencyjne
Podobne szkolenia
Podczas szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak prawidłowo rozliczać koszty pośrednie metodą ryczałtową oraz jak unikać błędów w ewidencji księgowej. Omówione zostaną także zasady współpracy z partnerem zewnętrznym, w tym obowiązkowe zapisy w umowie partnerskiej oraz odpowiedzialność Lidera za nieprawidłowości po stronie partnera.
Przygotowanie JST do KSeF w 2026 roku wymaga uporządkowania procesów fakturowania, dostępu do systemu oraz obiegu dokumentów. Szkolenie koncentruje się na praktycznych obowiązkach jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych.
Nowelizacja ustawy o Centralnym Rejestrze Umów została uchwalona w dniu 4 grudnia 2025 r. i przesądza o jednym z najistotniejszych nowych obowiązków dla wszystkich Jednostek Sektora Finansów Publicznych (JSFP) w 2026 roku. Zgodnie z przyjętymi przepisami wszystkie JSFP będą zobowiązane do raportowania umów w CRU począwszy od dnia 1 lipca 2026 r.,
Szkolenie online dla instytucji kultury – teatrów, muzeów, bibliotek, domów kultury oraz innych jednostek organizacyjnych sektora kultury, w tym działów księgowości, administracji i osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów. Celem szkolenia jest kompleksowe omówienie wprowadzenia obowiązkowego wystawiania faktur poprzez Krajowy System eFaktur.
Klasyfikacja budżetowa 2026 stanowi jedno z kluczowych zagadnień dla jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych, zwłaszcza w kontekście zmieniających się uwarunkowań finansowych, aktualnych interpretacji przepisów oraz praktyki kontroli RIO.