Instrukcja obiegu dokumentów księgowych w JST w związku z wdrożeniem KSeF
Wprowadzenie
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych w JST po wdrożeniu KSeF od 2026 r. staje się jednym z kluczowych obowiązków jednostek sektora finansów publicznych, ponieważ KSeF całkowicie zmienia sposób przyjmowania, opisywania, akceptacji oraz archiwizowania dokumentów księgowych. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur od 2026 roku wymaga pełnej aktualizacji dotychczasowych procedur oraz stworzenia nowego, spójnego i zgodnego z przepisami obiegu dokumentów w JST.
Wprowadzenie KSeF wpływa zarówno na obieg dokumentów księgowych, jak i na zakres odpowiedzialności pracowników. Zmienia się sposób wpływu faktur, organizacja ich obiegu, proces akceptacyjny, sposób dekretacji oraz zasady przechowywania dokumentów. Jednostki JST muszą przygotować się na nowe obowiązki, w tym na aktualizację instrukcji obiegu dokumentów, dostosowanie procedur kontrolnych oraz zapewnienie zgodności z wymogami kontroli zarządczej.
Szkolenie stanowi praktyczne omówienie tego, jak zaprojektować nowy obieg dokumentów księgowych w KSeF, jak zorganizować proces akceptacji e-faktur, oraz w jaki sposób przygotować kompletną Instrukcję obiegu dokumentów księgowych w JST po wdrożeniu KSeF. Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą bieżących obowiązków wynikających z KSeF, zasad postępowania z fakturami papierowymi i zagranicznymi, nowych ról pracowników oraz wymogów archiwizacji elektronicznej.
Podczas spotkania omówione zostaną również minimalne wymogi kontroli zarządczej związane z obiegiem dokumentów oraz najczęściej popełniane błędy w aktualizacjach instrukcji wewnętrznych po uruchomieniu KSeF. Szkolenie pozwoli uczestnikom przygotować zgodne z prawem, bezpieczne i praktyczne procedury dla całej jednostki oraz jednostek organizacyjnych JST.
Zachęcamy do skorzystania z filmów stworzonych przez Panią Annę Zawadzką, które dostępne są na oficjalnym kanale YouTube naszej Kancelarii.
Ponadto, serdecznie zapraszamy do lektury artykułów eksperckich publikowanych na naszym blogu »
Podczas szkolenia Wykładowca omówi m.in.:
Wykładowca
Anna Zawadzka – Praktyk z ponad 15-letnim doświadczeniem. MBA w Administracji Publicznej. Wieloletni skarbnik gminy, wykładowca akademicki i szkoleniowiec w zakresie planowania wieloletniego, budżetu i analizy finansowej w JST. Opiekun merytoryczny studiów podyplomowych Skarbnik Jednostki Samorządu Terytorialnego we Wrocławskiej Akademii Biznesu w Naukach Stosowanych, współautorka kursów kompetencyjnych w obszarze finansów JST. Autorka publikacji i artykułów w czasopismach „Wspólnota” i „Finanse Publiczne”.
Harmonogram Szkolenia
- Wprowadzenie do KSeF + nowy obieg dokumentów księgowych w JST
- Podstawy prawne i obowiązki JST
- Obowiązkowy KSeF — terminy i zakres w JST
- Podmioty objęte obowiązkiem: urząd, jednostki budżetowe, zakłady, ZGK, instytucje kultury
- Zakres dokumentów objętych KSeF i wyłączenia
- Konsekwencje braku wdrożenia
- Zmiany w obiegu dokumentów po wdrożeniu KSeF
- Cykl życia dokumentu w KSeF
- Identyfikator KSeF (KSeF-ID) — rola w dowodach księgowych
- Pobieranie dokumentów z KSeF: automatyczne / manualne
- Rola UPO-KSeF
- Przykładowy schemat obiegu e-faktury w urzędzie i jednostkach
- Role i odpowiedzialności w JST
- Administrator KSeF
- Użytkownicy systemów FK
- Osoba opisująca merytorycznie
- Osoba akceptująca / kierownik jednostki
- Główny księgowy / skarbnik
- Odpowiedzialność w świetle ustawy o finansach publicznych
- Podstawy prawne i obowiązki JST
- Nowa Instrukcja Obiegu Dokumentów Księgowych (IODK) — część praktyczna
- Kluczowe elementy instrukcji
- Zakres instrukcji – co musi zostać zmienione
- Rejestracja dokumentów wpływających przez KSeF
- Opis merytoryczny e-faktury – nowy standard
- Kontrola formalno-rachunkowa w środowisku cyfrowym
- Dekretacja i klasyfikacja budżetowa
- Procedury szczególne w JST
- Jednostki organizacyjne – centralizacja / decentralizacja
- Faktury zagraniczne i papierowe (procedury alternatywne)
- Faktury zaliczkowe, częściowe, końcowe i korygujące w KSeF
- Przypadki błędów, odrzucenia faktury i korespondencja z dostawcą
- Dokumenty nieobjęte KSeF (np. bilety, paragony) — jak księgować?
- Archiwizacja i kontrola zarządcza
- Archiwizacja elektroniczna zamiast papierowej
- Wymogi przechowywania danych
- Ścieżka audytu (audit trail)
- Powiązanie z art. 68 ustawy o finansach publicznych
- Odpowiedzialność pracowników i kierowników
- Minimalne standardy dowodowe po wdrożeniu KSeF
- Kluczowe elementy instrukcji
- Warsztaty + tworzenie instrukcji + scenariusze praktyczne
- Warsztat: projektowanie instrukcji obiegu e-faktur w JST
Podobne szkolenia
Szkolenie poświęcone jest zasadom savoir-vivre’u i protokołu dyplomatycznego w administracji publicznej. Uczestnicy poznają reguły postępowania w sytuacjach oficjalnych – od ceremoniału państwowego, przez kontakty zawodowe, aż po organizację wizyt i uroczystości z udziałem przedstawicieli władz. Zajęcia łączą teorię z praktyką i umożliwiają nabycie kompetencji, które zwiększają pewność siebie, budują profesjonalny wizerunek i pozwalają uniknąć faux pas.
W wyniku wyborów do rad sołeckich w 2024 roku wybrano wielu nowych sołtysów. Z myślą o Państwa sukcesie i skuteczności w pełnieniu nowych funkcji, pragniemy zaprosić na specjalnie przygotowane szkolenie, którego celem jest kompleksowe omówienie obowiązków oraz procedur związanych z tworzeniem i wydatkowaniem środków z funduszu sołeckiego.
Ewidencja księgowa rozliczeń podatku VAT w JST po centralizacji w dalszym ciągu sprawia wiele trudności i budzi szereg wątpliwości – zarówno w zakresie obiegu dokumentów, jak i prawidłowego ujmowania operacji w księgach rachunkowych. Celem wyjaśnienia najczęściej pojawiających się problemów i zapewnienia uczestnikom praktycznych wskazówek do codziennej pracy, zapraszamy na szkolenie online.
Celem szkolenia jest przybliżenie uczestnikom kluczowych zagadnień związanych z nadzorem nad działalnością uchwałodawczą jednostek samorządu terytorialnego (JST). Podczas spotkania uczestnicy zdobędą praktyczną i uporządkowaną wiedzę na temat zasad funkcjonowania nadzoru, podstaw prawnych oraz skutków podejmowania uchwał niezgodnych z przepisami.
Celem szkolenia jest przekazanie praktycznej i aktualnej wiedzy z zakresu prawidłowej analizy dokumentu półrocznego sprawozdania budżetowego, ze szczególnym uwzględnieniem przedsięwzięć ujętych w WPF, realizacji zadań inwestycyjnych oraz struktury zadłużenia.
Szkolenie kompleksowo omawia instytucję dyscypliny finansów publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem najnowszych zmian w przepisach oraz aktualnej praktyki orzeczniczej. Przeznaczone jest dla skarbników, kierowników jednostek sektora finansów publicznych, głównych księgowych, osób zajmujących się kontrolą zarządczą, jak również członków organów wykonawczych JST oraz pracowników odpowiedzialnych za realizację zadań budżetowych.