Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy również JST?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla niemal wszystkich podmiotów wystawiających faktury VAT – w tym również dla gmin, powiatów, województw, związków międzygminnych i jednostek organizacyjnych.

Od 1 lutego/kwietnia 2026 r. KSeF będzie jedyną legalną formą wystawiania faktur VAT przez jednostki sektora finansów publicznych – z wyjątkiem określonych przypadków sprzedaży na rzecz konsumentów.

Kto w JST jest zobowiązany do korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF (wystawiania i odbioru faktur) obejmie:

  • JST jako podatników VAT czynnych – np. w zakresie wynajmu nieruchomości, sprzedaży majątku, świadczenia usług odpłatnych

  • jednostki budżetowe i zakłady budżetowe JST

  • Związki międzygminne, jeśli realizują zadania odpłatne i są zarejestrowane jako podatnicy VAT.

W praktyce oznacza to konieczność objęcia KSeF zarówno przez samą jednostkę macierzystą (np. urząd gminy), jak i przez wszystkie podległe jej jednostki organizacyjne działające w ramach scentralizowanego podatnika VAT.

W 2026 roku obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkie JST, w tym wykonujące czynności niepodlegające VAT.

KSeF będą musiały obsługiwać również jednostki, które nie mają czynności opodatkowanych – z tego systemu będą odbierać swoje faktury wydatkowe!

Co JST musi zrobić, aby wdrożyć KSeF?

  • Analiza struktury organizacyjnej pod kątem VAT

Krok pierwszy to identyfikacja wszystkich jednostek organizacyjnych, które będą zobowiązane do korzystania z KSeF – w tym szkół, przedszkoli, zakładów budżetowych, centrów usług wspólnych czy ośrodków pomocy społecznej. Dla każdej z nich należy ocenić  zakres obowiązków.

  • Dostosowanie systemów finansowo-księgowych

Większość JST korzysta z dedykowanych systemów FK. Wdrożenie KSeF oznacza konieczność: aktualizacji oprogramowania (lub integracji z KSeF przez API),  zapewnienia automatycznego generowania faktur w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3), przeszkolenia pracowników w zakresie nowych obowiązków.

  • Nadanie uprawnień w KSeF

W systemie KSeF konieczne jest nadanie uprawnień osobom upoważnionym do wystawiania i odbierania faktur. Można to zrobić przez: e-Urząd Skarbowy, używając profilu zaufanego, podpis kwalifikowany, wskazanie pełnomocnika.

W przypadku jednostek organizacyjnych JST warto przygotować politykę zarządzania uprawnieniami, aby uniknąć chaosu kompetencyjnego.

Specyfika fakturowania w JST a KSeF

W przypadku jednostek samorządowych faktury najczęściej wystawiane są:

  • za dzierżawę, najem lokali użytkowych lub gruntów,

  • za sprzedaż energii lub wody,

  • za usługi odpłatne realizowane przez jednostki organizacyjne,

  • w ramach refakturowania kosztów (np. mediów),

  • przy sprzedaży majątku JST (np. pojazdów, działek).

W 2026 roku wszystkie te faktury będą musiały być wystawiane i przesyłane wyłącznie przez system KSeF – co oznacza pełną cyfryzację tego procesu.

Jakie są konsekwencje braku wdrożenia?

Brak wdrożenia KSeF może skutkować:

  • brakiem ważności faktur – faktura VAT wystawiona poza systemem w 2026 r. będzie uznawana za nieważną,

  • karami administracyjnymi, m.in. za niewystawienie lub błędne wystawienie dokumentu,

  • naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, jeżeli nieprawidłowości wpłyną na rozliczenie dochodów JST.

Dlaczego warto przygotować się już teraz?

Wdrożenie KSeF w jednostkach samorządu to proces organizacyjny, technologiczny i kadrowy. Wymaga:

  • dostosowania systemów informatycznych,

  • aktualizacji procedur wewnętrznych,

  • przeszkolenia skarbników, głównych księgowych, kierowników jednostek, pracowników CUW, pracowników wystawiających i dokonujących odbioru faktur, osoby zatwierdzające faktury zakupowe.

Im szybciej JST podejmie działania przygotowawcze, tym większa szansa na płynne wejście w nowy obowiązek bez ryzyka błędów i kar.

Podsumowanie

KSeF to obowiązek, ale i szansa na standaryzację i uporządkowanie fakturowania w JST. Wymaga on jednak dobrej diagnozy organizacyjnej, zaplanowania działań wdrożeniowych oraz przeprowadzenia szkoleń. Warto zadbać o to już teraz, aby z początkiem 2026 roku nie narazić się na chaos, opóźnienia czy ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Szkolenia realizujemy w formie online oraz stacjonarnie – w 20 miastach w całej Polsce. Zachęcamy do zapoznania się z aktualnymi terminami i programem szkolenia „Krajowy System e-Faktur (KSeF)” – liczba miejsc jest ograniczona.

Spis Treści
Potrzebujesz więcej informacji
Powiązane artykuły
Tagi
Spółki komunalne